Оплата лицензии на ПО иностранному вендору

Оплата лицензии на иностранное программное обеспечение технически ничем не отличается от оплаты подписки: тот же маршрут, тот же набор банковских реквизитов. Различия начинаются в документах и в налогах, и именно там компании чаще всего ошибаются — обычно в свою пользу, что хуже.

Главное заблуждение: освобождение от НДС

Распространённое убеждение: передача прав на программы НДС не облагается. Когда-то это было верно для любого ПО, но правило изменилось.

Сейчас освобождение по подпункту 26 пункта 2 статьи 149 Налогового кодекса применяется только к программам и базам данных, включённым в единый реестр российского программного обеспечения. Продукт иностранного вендора в этот реестр по определению не попадает.

Лицензия или электронная услуга

Квалификация влияет на основание исчисления налога и на формулировки в документах. Граница проходит по тому, что фактически получает покупатель.

На практике граница размывается. Многие продукты продаются как подписка на лицензию: программа устанавливается локально, но работает только при активной подписке и проверке лицензии через интернет. Квалификация в таком случае определяется условиями конкретной оферты, а не названием тарифа.

В обоих случаях место реализации определяется по месту деятельности покупателя, то есть Россия, и российский покупатель исчисляет НДС как налоговый агент. Различается основание и то, как это описывается в документах. Разбор механики налогового агента — в отдельном материале.

Документы

У иностранного вендора нет ни лицензионного договора в российской форме, ни акта. Комплект собирается из того, что есть.

• Оферта вендора — EULA, Terms of Service или Master License Agreement, принятые при регистрации. Распечатка с датой фиксации условий
• Инвойс с указанием продукта, количества лицензий, срока и суммы
• Подтверждение оплаты: платёжное поручение или отчёт агента с приложением инвойса
• Лицензионный ключ, письмо об активации или доступ к кабинету лицензий — подтверждение фактического получения права
• Построчный перевод существенных реквизитов на русский язык

Четвёртый пункт недооценивают. Инвойс подтверждает, что вы заплатили, но не подтверждает, что право получено. Письмо с ключом или скриншот кабинета с активной лицензией закрывают этот вопрос.

Назначение платежа

Комплайенс на стороне банка читает назначение и ищет в нём предмет сделки. Формулировка «payment for software» вызывает запрос: непонятно, покупается экземпляр, право или услуга.

Что должно присутствовать: слово license или right to use, номер и дата инвойса, ссылка на условия, количество лицензий и срок, код валютной операции. Готовые шаблоны формулировок — в инструменте для назначения платежа.

Признание расхода

Логика та же, что у подписок: расход признаётся по мере использования права, а не в момент оплаты.

Если вендор выставил одним инвойсом лицензию и поддержку, стоит попросить разбивку. Без неё обе суммы придётся признавать по одному правилу, и при проверке возникнет вопрос, почему.

Типовые ошибки

Предпоследняя строка встречается чаще всего у небольших команд: разработчик покупает лицензию на свою почту, компания компенсирует расход. Документально такая лицензия принадлежит человеку, и при его уходе остаётся у него.