Реквизиты инвойса: чек-лист из 14 пунктов перед оплатой зарубежного счёта

Мы проверяем сотни инвойсов в месяц и фиксируем повторяющийся набор ошибок. Практически все они выявляются за десять минут до отправки платежа. Если проверка не проведена, последствия варьируются от двухнедельной задержки до утраты предоплаты.

Данные получателя

1. Полное юридическое наименование получателя. Сверяйте не с шапкой инвойса, а с банковскими реквизитами: торговая марка и владелец счёта часто различаются.
2. Юридический адрес получателя — банки требуют его в поле :59:, и отсутствие адреса приводит к запросу.
3. Страна регистрации. Она может не совпадать со страной производства товара, и это нормально, но должно быть понятно из документов.
4. Налоговый или регистрационный номер: VKN в Турции, BR в Гонконге, IEC в Индии, TRN в ОАЭ. Не обязателен для платежа, но ускоряет идентификацию.

Банковские реквизиты

1. Номер счёта или IBAN. Для Европы, ОАЭ и Турции — IBAN, для Китая, США и Гонконга — обычный номер счёта. IBAN имеет фиксированную длину для каждой страны: если она не совпадает, реквизит указан с ошибкой.
2. SWIFT/BIC банка получателя: 8 или 11 символов. У крупных банков код различается по отделениям — нужен код именно того отделения, где открыт счёт.
3. Полное наименование и адрес банка получателя.
4. Банк-корреспондент, если он требуется. Для некоторых банков без него платёж не пройдёт.
5. Валюта счёта. Если она не совпадает с валютой платежа, банк проведёт принудительную конверсию по своему курсу.

Сведения о сделке

1. Номер и дата инвойса. Без них платёж нельзя связать со сделкой ни для банка, ни для валютного контроля.
2. Ссылка на контракт, если он есть. Номер и дата — обязательно.
3. Описание товара или услуги. Конкретное: «pumps, model X-200, 12 pcs», а не «equipment». Для товаров полезен код ТН ВЭД.
4. Сумма, валюта и условия поставки (Incoterms) для товарных сделок.
5. Условия оплаты: предоплата, постоплата, частями. Это влияет на сроки в валютном контроле.

Защита от подмены реквизитов

Схема выглядит так: злоумышленник получает доступ к переписке, дожидается момента выставления инвойса и присылает от имени поставщика письмо с «обновлёнными» банковскими реквизитами. Письмо приходит с похожего домена, стиль и подпись совпадают. Деньги уходят на чужой счёт и обычно не возвращаются.

• Любое изменение реквизитов подтверждайте голосом по номеру, который у вас уже был, а не по указанному в новом письме
• Проверяйте домен отправителя посимвольно: подменяются похожие буквы и добавляются дефисы
• Насторожитесь, если счёт открыт в стране, не связанной с поставщиком
• Для новых поставщиков делайте первый платёж небольшим
• Просите реквизиты выпиской из банка или на официальном бланке с печатью

Итоговый чек-лист